会社を選ぶ方法>電話メモで差をつける

電話応対メモとは、担当者が不在あるいは席をはずしているときに
担当者に代わって電話を受けた人が、担当者に伝えるためのメモです。
必要なことは、
「いつ」「 誰から」「どこへ（連絡先）」
「どのような（用件）」「受信者」です。

特に「誰から電話があり」「どういう用件で」は重要な情報です。
必ずメモをとり、復唱して確認しましょう。
では、電話応対メモのコツを教えましょう
まず、重要な情報は必ず復唱し相手に確認を取るようにします。
相手がどこの誰かを告げたら、
「○○商事の山本様でいらっしゃいますね。いつもお世話になっております。」
こんな感じですかね。
この時に相手の会社名、名前をメモします。
用事のある人が不在の場合は、折り返し電話をするので、
相手の電話番号を 聞き、必ず復唱をします。
「お電話番号は00-0000-0000でよろしいでしょうか。」
ただし、聞き取りにくい場合でも、
何度も何度も聞き返すのは失礼にあたります。

もし、２回めに聞き返す際には、
「電話が遠いので、もう一度お願いできますでしょうか？」
という感じで聞きなおしましょう。
外出していた人、席をはずしていた人が戻ってきたら、
「さきほどお電話がありました」とか「さっき電話が入ってましたよ」
など、一声かけてあげると良いでしょう。
余白に「暑い中、外回りお疲れ様です」
と書いてあげたらとても素敵ですね。